這八個“錦囊”，讓你的公文簡潔明了！ 發(fā)布時間：2019年08月30日 17時來源：本站原創(chuàng)瀏覽：2267 人次
公文用語具有較強(qiáng)的政治性、政策性、指導(dǎo)性和實用性，因此公文的語言必須簡明扼要，切忌長篇大論。同時，也要注意不要由于片面追求簡練，而使文義不能得到完整、準(zhǔn)確的表達(dá)。
那么，怎樣才能做到行文的簡明呢？我們可以從以下幾個主要方面入手：
開門見山，直陳其事，不要兜圈子
撰寫公文，不必像文學(xué)作品那樣，還需要做個鋪墊或者設(shè)置謎題，引人入勝，我們只需開門見山，直截了當(dāng)寫明公文的主要內(nèi)容即可。
例如：“《實施意見》的出臺，是落實省委省政府工作要求、營造“政策最優(yōu)、成本最低、服務(wù)最好、辦事最快”環(huán)境的必然要求?！秾嵤┮庖姟返某雠_，就是通過建立健全保護(hù)企業(yè)家合法權(quán)益、激發(fā)優(yōu)秀企業(yè)家精神的政策體系，給企業(yè)家吃下定心丸、注入強(qiáng)心劑，讓企業(yè)家輕裝上陣、放手發(fā)展?！?/p>
這種寫法就開宗明義直截了當(dāng)?shù)攸c(diǎn)出《實施意見》的重要作用及意義價值。
使用規(guī)范化簡稱
凡不是人人周知或只在特定領(lǐng)域、特定人群中使用的簡稱，首次出現(xiàn)的時候要全稱，以后再出現(xiàn)就可以用簡稱。
例如：“加州”是“加利福尼亞州”的簡稱，首次出現(xiàn)就需要用全稱，“加利福尼亞州（下稱加州）”。
另外，使用簡稱要使用約定俗成的規(guī)范用法，例如中紀(jì)委、中組部等。
多用陳述句、祈使句
公文是實用性極強(qiáng)的文體，為了直接說明情況、提出要求，這就需要在公文中常采用陳述句和祈使句，因為這兩種句式能增強(qiáng)語言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字簡潔明白，干凈利落。
例如：當(dāng)撰寫報告、交代問題時，盡量使用陳述句，將問題表達(dá)清晰；
當(dāng)布置任務(wù)，傳達(dá)精神的時候，應(yīng)盡量使用祈使句，動詞開頭，說明具體怎么做。
換句話說，上行文應(yīng)盡量使用陳述句，下行文盡量使用祈使句。而對于描寫的句子，帶有個人感情的疑問句或感嘆句應(yīng)該盡量少用或不用。
圍繞主題，刪繁就簡
公文的實用性要求公文語體要講求效率，力爭做到“益一字則文贅，損一字則意闕”的境界。
同時，由于公文主旨和觀點(diǎn)的需要及文種的不同要求，材料應(yīng)詳略得當(dāng)。否則讓人感到內(nèi)容拉雜，不得要領(lǐng)，反而掩蓋主旨。
例如：寫“請示”常常容易犯的一個錯誤是把“請示”的緣由寫得過于具體、繁雜，使具體“請示的事項”反而不突出。
有的人甚至認(rèn)為“請示的緣由”寫清了，“請示的事項”不用寫自然就明白了，這也是一個誤區(qū)。
“請示”最核心的就是把“請示的事項”寫得具體、明白。
精煉詞語，句子成分共用
在公文語體中可以采用句子成分共用的形式，避免很多重復(fù)詞語，使語意的表達(dá)顯得非常簡潔。
例如：“中華民族是一個有著悠久文明歷史的民族，中華民族是一個勤勞勇敢的民族，中華民族是一個富于創(chuàng)造精神的民族?！?/p>
可以把以上三個小句中的謂語成分集中起來，共用一個相同的主語和賓語：中華民族是一個有著悠久文明歷史、勤勞勇敢和富于創(chuàng)造精神的民族。
這樣句子就顯得語意集中，句式緊湊，更便于理解。但運(yùn)用成分共用要注意瞻前顧后，詞語搭配合理。
恰當(dāng)運(yùn)用古詞語
大量的古語精華正合乎公文語言簡潔凝練表意確切的要求。當(dāng)我們閱讀古代典籍的時候，那些至今生命鮮活的精粹古語就會撲面而來。
例如：孔子的《勸學(xué)》中的“溫故知新”“見賢思齊”“不恥下問”；
《孟子》中的“天時”“地利”“人和”“苦其心志”“浩然之氣”；
魏征《諫太宗十思書》中的“居安思危”“戒奢以諫”，諸如此類不勝枚舉。
如果把這些古詞語恰當(dāng)運(yùn)用到公文中，不僅使文章表達(dá)精練，而且還增加了文章的文化底蘊(yùn)。
另外古語詞一兩個字、幾個字往往可以表達(dá)極為豐富的內(nèi)容，這些特點(diǎn)正好切合了公文語體對語言詞匯的要求。因而在公文中恰當(dāng)使用古詞語是必要的。
同時也要充分認(rèn)識到古語詞的某些缺陷，在使用時必須遵循時代性原則和意義明確原則。
使用公文專用語
公文專用語一般都有特定的含義，在長期寫作實踐中形成了言簡而意豐的特點(diǎn)。這些專用語都是約定俗成的，在公文語言表達(dá)上十分凝煉簡明，在公文寫作中可適當(dāng)運(yùn)用。
例如：一篇“請示”的結(jié)束用語常常是“當(dāng)否(妥否)，請批復(fù)”，這樣就比“是不是妥當(dāng)，請給予指示，我們好按照指示去辦理”要簡煉的多。
又如在公文中經(jīng)常出現(xiàn)的詞“收悉”“妥否”“鑒于”，分別表示“收到并且了解”“不知是否妥當(dāng)”“考慮到”，這些專用語的運(yùn)用不僅使語言簡潔精煉，而且也不會出現(xiàn)理解上的障礙。
能起到簡練作用的公用專用語匯大致有以下幾個方面：
開頭用語：茲(茲有、茲經(jīng)、茲因、茲由……)，據(jù)(據(jù)悉、據(jù)查、據(jù)了解、據(jù)反映、據(jù)核實……)，經(jīng)(經(jīng)查明、經(jīng)研究、經(jīng)審查、經(jīng)會議討論通過……) 等。
稱謂用語：本(本部……)、貴(貴店……)、該(該公司……)等等。表態(tài)用語：同意、照辦、即辦、當(dāng)即執(zhí)行、堅決貫徹等等。
引敘用語：聞(欣聞、傾聞……)，悉(欣悉、驚悉……)等等。謙敬用語：承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝感激、不勝榮幸、大力協(xié)助等。
總結(jié)用語：總之、綜上所述、據(jù)此、對此、為此等。希望用語：希(希予、希將……)、請(務(wù)請、擬請……)等等。
結(jié)束用語：此(此令、此復(fù)……)、特此(特此通知、特此通報、特此函達(dá)……)，希、望、盼(希遵照執(zhí)行、望貫徹落實、盼即妥善處理、盼復(fù)……)等。
明確語意，凝煉句子，力戒重復(fù)
比如一篇關(guān)于新聞發(fā)言人的《意見》初稿中有一段：
“明確新聞發(fā)言人工作范疇。要保障新聞發(fā)言人正常開展工作，確保其能列席重要會議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時獲取第一手資料，掌握重要信息，為新聞發(fā)布作好相關(guān)準(zhǔn)備。要為新聞發(fā)言人開展工作創(chuàng)造條件，進(jìn)一步規(guī)范新聞發(fā)言人的權(quán)責(zé)，為新聞發(fā)言人敢說話、愿說話、善說話創(chuàng)造相對寬松的工作環(huán)境。讓新聞發(fā)言人進(jìn)入知情圈、決策圈、行動圈。新聞發(fā)言人應(yīng)能參加重要會議、閱讀重要文件，可向本單位主要負(fù)責(zé)同志建議開展新聞發(fā)布活動的時機(jī)、內(nèi)容、形式和人選?！?/p>
這段中，重復(fù)的、不必要的意思頗多，“讓新聞發(fā)言人進(jìn)入知情圈、決策圈、行動圈”的提法也不確切。
應(yīng)修改為：“明確新聞發(fā)言人工作范疇。要保障新聞發(fā)言人正常開展工作，確保其列席重要會議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時獲取第一手資料，掌握重要信息。新聞發(fā)言人可向本單位主要負(fù)責(zé)同志建議開展新聞發(fā)布活動的時機(jī)、內(nèi)容、形式和人選?！边@樣避免了內(nèi)容重復(fù)，語言也比較簡潔。
