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這八個“錦囊”,讓你的公文簡潔明了! 發(fā)布時間:2019年08月30日 17時來源:本站原創(chuàng)瀏覽:2216 人次

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公文用語具有較強的政治性、政策性、指導(dǎo)性和實用性,因此公文的語言必須簡明扼要,切忌長篇大論。同時,也要注意不要由于片面追求簡練,而使文義不能得到完整、準確的表達。


那么,怎樣才能做到行文的簡明呢?我們可以從以下幾個主要方面入手:





1

開門見山,直陳其事,不要兜圈子



撰寫公文,不必像文學(xué)作品那樣,還需要做個鋪墊或者設(shè)置謎題,引人入勝,我們只需開門見山,直截了當寫明公文的主要內(nèi)容即可。


例如:“《實施意見》的出臺,是落實省委省政府工作要求、營造“政策最優(yōu)、成本最低、服務(wù)最好、辦事最快”環(huán)境的必然要求。《實施意見》的出臺,就是通過建立健全保護企業(yè)家合法權(quán)益、激發(fā)優(yōu)秀企業(yè)家精神的政策體系,給企業(yè)家吃下定心丸、注入強心劑,讓企業(yè)家輕裝上陣、放手發(fā)展?!?/p>


這種寫法就開宗明義直截了當?shù)攸c出《實施意見》的重要作用及意義價值。




2

使用規(guī)范化簡稱



凡不是人人周知或只在特定領(lǐng)域、特定人群中使用的簡稱,首次出現(xiàn)的時候要全稱,以后再出現(xiàn)就可以用簡稱。


例如:“加州”是“加利福尼亞州”的簡稱,首次出現(xiàn)就需要用全稱,“加利福尼亞州(下稱加州)”。


另外,使用簡稱要使用約定俗成的規(guī)范用法,例如中紀委、中組部等。






3

多用陳述句、祈使句



公文是實用性極強的文體,為了直接說明情況、提出要求,這就需要在公文中常采用陳述句和祈使句,因為這兩種句式能增強語言的表意功能,并且使人一看就明白,做到了文字簡潔明白,干凈利落。


例如:當撰寫報告、交代問題時,盡量使用陳述句,將問題表達清晰;


當布置任務(wù),傳達精神的時候,應(yīng)盡量使用祈使句,動詞開頭,說明具體怎么做。


換句話說,上行文應(yīng)盡量使用陳述句,下行文盡量使用祈使句。而對于描寫的句子,帶有個人感情的疑問句或感嘆句應(yīng)該盡量少用或不用。




4

圍繞主題,刪繁就簡



公文的實用性要求公文語體要講求效率,力爭做到“益一字則文贅,損一字則意闕”的境界。


同時,由于公文主旨和觀點的需要及文種的不同要求,材料應(yīng)詳略得當。否則讓人感到內(nèi)容拉雜,不得要領(lǐng),反而掩蓋主旨。


例如:寫“請示”常常容易犯的一個錯誤是把“請示”的緣由寫得過于具體、繁雜,使具體“請示的事項”反而不突出。


有的人甚至認為“請示的緣由”寫清了,“請示的事項”不用寫自然就明白了,這也是一個誤區(qū)。


“請示”最核心的就是把“請示的事項”寫得具體、明白。




5

精煉詞語,句子成分共用



在公文語體中可以采用句子成分共用的形式,避免很多重復(fù)詞語,使語意的表達顯得非常簡潔。


例如:“中華民族是一個有著悠久文明歷史的民族,中華民族是一個勤勞勇敢的民族,中華民族是一個富于創(chuàng)造精神的民族。”


可以把以上三個小句中的謂語成分集中起來,共用一個相同的主語和賓語:中華民族是一個有著悠久文明歷史、勤勞勇敢和富于創(chuàng)造精神的民族。


這樣句子就顯得語意集中,句式緊湊,更便于理解。但運用成分共用要注意瞻前顧后,詞語搭配合理。




6

恰當運用古詞語


大量的古語精華正合乎公文語言簡潔凝練表意確切的要求。當我們閱讀古代典籍的時候,那些至今生命鮮活的精粹古語就會撲面而來。


例如:孔子的《勸學(xué)》中的“溫故知新”“見賢思齊”“不恥下問”;


《孟子》中的“天時”“地利”“人和”“苦其心志”“浩然之氣”;


魏征《諫太宗十思書》中的“居安思危”“戒奢以諫”,諸如此類不勝枚舉。


如果把這些古詞語恰當運用到公文中,不僅使文章表達精練,而且還增加了文章的文化底蘊。


另外古語詞一兩個字、幾個字往往可以表達極為豐富的內(nèi)容,這些特點正好切合了公文語體對語言詞匯的要求。因而在公文中恰當使用古詞語是必要的。


同時也要充分認識到古語詞的某些缺陷,在使用時必須遵循時代性原則和意義明確原則。






7

使用公文專用語



公文專用語一般都有特定的含義,在長期寫作實踐中形成了言簡而意豐的特點。這些專用語都是約定俗成的,在公文語言表達上十分凝煉簡明,在公文寫作中可適當運用。


例如:一篇“請示”的結(jié)束用語常常是“當否(妥否),請批復(fù)”,這樣就比“是不是妥當,請給予指示,我們好按照指示去辦理”要簡煉的多。


又如在公文中經(jīng)常出現(xiàn)的詞“收悉”“妥否”“鑒于”,分別表示“收到并且了解”“不知是否妥當”“考慮到”,這些專用語的運用不僅使語言簡潔精煉,而且也不會出現(xiàn)理解上的障礙。


能起到簡練作用的公用專用語匯大致有以下幾個方面:

開頭用語:茲(茲有、茲經(jīng)、茲因、茲由……),據(jù)(據(jù)悉、據(jù)查、據(jù)了解、據(jù)反映、據(jù)核實……),經(jīng)(經(jīng)查明、經(jīng)研究、經(jīng)審查、經(jīng)會議討論通過……) 等。

稱謂用語:本(本部……)、貴(貴店……)、該(該公司……)等等。表態(tài)用語:同意、照辦、即辦、當即執(zhí)行、堅決貫徹等等。


引敘用語:聞(欣聞、傾聞……),悉(欣悉、驚悉……)等等。謙敬用語:承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝感激、不勝榮幸、大力協(xié)助等。


總結(jié)用語:總之、綜上所述、據(jù)此、對此、為此等。希望用語:希(希予、希將……)、請(務(wù)請、擬請……)等等。


結(jié)束用語:此(此令、此復(fù)……)、特此(特此通知、特此通報、特此函達……),希、望、盼(希遵照執(zhí)行、望貫徹落實、盼即妥善處理、盼復(fù)……)等。




8

明確語意,凝煉句子,力戒重復(fù)



比如一篇關(guān)于新聞發(fā)言人的《意見》初稿中有一段:


“明確新聞發(fā)言人工作范疇。要保障新聞發(fā)言人正常開展工作,確保其能列席重要會議、閱讀重要文件、參與重大事件處置,了解全面情況,及時獲取第一手資料,掌握重要信息,為新聞發(fā)布作好相關(guān)準備。要為新聞發(fā)言人開展工作創(chuàng)造條件,進一步規(guī)范新聞發(fā)言人的權(quán)責(zé),為新聞發(fā)言人敢說話、愿說話、善說話創(chuàng)造相對寬松的工作環(huán)境。讓新聞發(fā)言人進入知情圈、決策圈、行動圈。新聞發(fā)言人應(yīng)能參加重要會議、閱讀重要文件,可向本單位主要負責(zé)同志建議開展新聞發(fā)布活動的時機、內(nèi)容、形式和人選?!?/p>


這段中,重復(fù)的、不必要的意思頗多,“讓新聞發(fā)言人進入知情圈、決策圈、行動圈”的提法也不確切。


應(yīng)修改為:“明確新聞發(fā)言人工作范疇。要保障新聞發(fā)言人正常開展工作,確保其列席重要會議、閱讀重要文件、參與重大事件處置,了解全面情況,及時獲取第一手資料,掌握重要信息。新聞發(fā)言人可向本單位主要負責(zé)同志建議開展新聞發(fā)布活動的時機、內(nèi)容、形式和人選?!边@樣避免了內(nèi)容重復(fù),語言也比較簡潔。



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來源:人民論壇網(wǎng)